راهکار برنامه ریزی موفق پروژه های تیمی | Premortem
تصور کنید اعضای یک تیم کاری در شرکت دور هم جمع شده‌اند تا درباره پروژه آتی تصمیم‌گیری کنند. بسته به سطح پروژه، اعضای تیم می‌توانند متشکل از مدیران ارشد، تا کارشناسان شرکت باشند.
در چنین شرایطی، مشارکت اعضای تیم در همفکری و پیش‌برد موضوع تحت تاثیر عوامل مختلفی قرار می‌گیرد. از جمله تفاوت جایگاه، ساختار قدرت، ملاحظات شخصی و شخصیتی افراد حاضر در جلسه، و بسیاری عوامل دیگر.
مثلا می‌شود فرض کرد که مدیر عامل با فراغ بال بیشتری ایده‌های خود را مطرح کند. بعد مدیران ارشد، و همینطور تا سطوح پایین‌تر.
اما در واقعیت، بسیاری از اطلاعات درباره محدودیت‌های عملیاتی، طی تجربه‌های قبلی و در سطح کارشناسی تولید شده‌اند.
حالا سوال اینجاست که: آیا کارشناسان می‌توانند با اطلاعات و نظرات خود، ایده مدیر عامل را به چالش بکشند؟
می‌شود حس کرد که احتمالا راحت نباشد.
این یکی از محورهایی است که گری کلین، روش premortem را بر مبنای آن پیشنهاد داده، تا انتقال اطلاعات در جلسه برنامه ریزی پروژه بهتر و ساده‌تر شده، و احتمال موفقیت نهایی بیشتر شود.
ایده اصلی تکنیک premortem
این تکنیک، درباره یک تجربه ذهنی است:
تصویر کنید به انتهای زمان پروژه سفر کرده‌ایم، جایی که پروژه «کاملا شکست خورده است». و به این سوال فکر می‌کنیم: چه چیزهایی باعث شد که پروژه شکست بخورد؟
کلین معتقد است که این نحوه فکر کردن در جلسه برنامه‌ریزی برای پروژه باعث نمایان شدن نقاط ضعف پروژه و واقعیت‌هایی می‌شود که در حالت عادی ممکن است از چشم دور بماند.
البته ممکن است فکر کنید:
به هر حال افراد در جلسات تلاش می‌کنند نقاط منفی طرح پیشنهادی را پیدا کنند. درباره ضعف‌ها بیاندیشند و برای تهدیدها چاره‌جویی کنند.
این البته اشتباه نیست.
اما گری کلین تاکید دارد که خروجی مورد نظر در روش premortem، از ایده‌های مشابه بهتر جواب می‌دهد.
یکی از دلایل، همان است که در ابتدای نوشته مرور کردیم: وقتی که فردی از سطوح ارشد سازمان نسبت به ایده‌ای نظر مثبت دارد، نوعی مصونیت برای آن ایده در ذهن بقیه شکل می‌گیرد.
به قول یکی از دوستانم، وقتی کسی چک حقوقی شما را امضا می‌کند، راحت نیست که به او بگویید ایده‌اش احمقانه است.
اما premortem این مصونیت را می‌شکند: چون ایده حالا دیگر «شکست خورده».
و ما، به جای اینکه بنشینیم و برای یادگیری از این تجربه تلخ ایده را کالبدشکافی کنیم، فرصت داریم تا با شناخت دلایل احتمالی شکست، آن‌ها را تعدیل کرده یا برنامه را به کل عوض کنیم.
نعمت بزرگی به نام غر غروها
مقاله‌ای که گری کلین برای معرفی premortem در HBR نوشته نسبتا کوتاه است.
شاید وقتی متوجه می‌شویم که این تنها نوشته او برای این نشریه معتبر هم هست، کوتاهی آن حتی بیشتر به چشم می‌آید.
اما در همین متن مختصر، کلین به نکته دیگری هم اشاره می‌کند که می‌توان آنرا اینطور فهمید:
premortem به افراد اجازه می‌دهند درباره چیزهای منفی حرف بزنند، بدون اینکه بدبین و منفی‌باف دیده شوند.
ممکن است اثر این اتفاق در نگاه اول چندان به چشم نیاید.
ولی وقتی داریم درباره احتمال شکست یک پروژه در آینده صحبت می‌کنیم، باید نکات منفی را در ذهن پروبال دهیم. چون طبیعتا نکات مثبت باعث شکست نخواهد شد. همین پر و بال دادن به ایرادها باعث می‌شود افراد فکر کنند در حال منفی‌بافی هستند.
اما وقتی پروژه از قبل «شکست خورده»، صحبت درباره دلایل شکست به تحلیل شکست نزدیک می‌شود، و فرد شرکت‌کننده در جلسه می‌تواند یک تحلیل‌گر هوشمند باشد.
همین تفاوت ذهنی کافی‌است تا افراد بیشتری به معنی واقعی در بحث شرکت کنند. دلایل منطقی‌تر و واقعی‌تری برای شکست پروژه بیان کنند.
پروسه‌ای که می‌تواند از مرگ واقعی و کالبدشکافی پروژه (postmortem) در آینده، تا حد امکان، جلوگیری کند.
***
لینک‌های بیشتر درباره تکنیک premortem
اگر علاقه دارید درباره این روش بیشتر بدانید، به نظرم لینک‌های زیر مفید هستند:
۱- ویدیویی که دنیل کانمن این روش رو معرفی میکنه، شنیدنی، حدود ۳ دقیقه در یوتیوب: اینجا
۲- مقاله گری کلین برای تشریح ایده‌اش در سایت HBR منتشر شده: Performing a project premortem
۳- معرفی روش premortem در سایت متمم (نیاز به اشتراةک ویژه دارد): کالبدشکافی پیش از مرگ، شیوه‌ای برای ارزیابی تصمیم گیری: اینجا
۴- یک متن کوتاه هم درباره این روش در لینکدین منتشر کردم. به نظرم همین حرف‌های بالا باشد که تلاش کرده‌ام به انگلیسی و شفاف بنویسم، اما به هر حال: اینجا
