تجربه من در مدیریت زمان (2) : ثبت کارها با aTimeLogger

(نوشته شده در 3 اسفند ۹۵)

.

پیش‌نوشت1. قبلا هم مطالبی درباره مدیریت زمان نوشته‌ام (با تگِ مدیریت زمان).

از میان آنها، مطلبی که در آن به موضوعات «اختیار حداقلی در مدیریت زمان» و «اولویت‌بندی ارزش‌ها و اهداف» اشاره شده بود، می‌تواند – و به نظرم باید – به عنوان مقدمه‌ی بحث مدیریت زمان قرار داده شود. اگر آن مطلب را نخوانده‎‌اید، شاید بهتر باشد ابتدا آنرا بخوانید : اینجا.

پیش‌نوشت2. بعید می‌دانم کسی در تلاش برای زندگی بهتر باشد و با چالش مدیریت زمان مواجه نباشد. احتمالا بسیاری از انسانها اگر حواسشان به زمان‌شان نباشد و برای آن برنامه نداشته باشند، قسمت اعظمی از وقت روزمره‌شان به هدر خواهد رفت.

از طرفی، تعداد زیادی کتاب و مقاله درباره مدیریت زمان تالیف و چاپ شده است که هر کدام توصیه‌های متنوعی را در این باره مطرح می‌کنند.

اما در این میان، احساس کردم صحبت کردن درباره مدیریت زمان و تکنیک‌ها و نکات آن، می‌تواند از دو جهت مفید باشد. یکی اینکه باعث شود درباره مسئله مدیریت زمان بیشتر فکر و بررسی کنم و به آن مسلط شوم و از طرفی شاید چون این نکات در عمل به کار من آمده، شاید بخش‌هایی از آن به درد دیگران هم بخورد.

طبیعتا این موضوع به مرور زمان کامل‌تر خواهد شد و ممکن است در بعضی موارد نرم افزارها به تدریج بهبود یابند. از شما دوستان خوبم هم می‌خواهم تا اگر نظری داشتید یا احساس کردید نرم افزاری با قابلیت های مشابه (یا بهتر) در دسترس هست یا می‌توان فرآیند را به نحو مفیدتری پیگیری کرد یا …، آن را به من اطلاع دهید.

این قسمت:

نرم افزار اندرویدی aTimeLogger

اگر بخواهم خیلی ساده بگویم، موقع شروع هر فعالیتی (از خوردن و خوابیدن گرفته تا ورزش کردن و فیلم دیدن و مطالعه کردن) دکمه استارت مربوط به آن فعالیت را در نرم افزار می‌زنم و در پایان هم دکمه استوپ را. (تصویر چپ بالا)

(البته بصورت دستی هم می‌توان این تایم ها را به نرم افزار داد. مثلا برای وقتی که فراموش کرده اید اما حدودا می‌دانید که چه موقع آن فعالیت را انجام داده‌اید.)

حالا نرم افزار با داده‌های شما، می‌تواند شما را در سنجش زمان‌های فعالیت‌تان یاری رساند.

مثلا می‌توانید جمع دقایقی که به یک فعالیت خاص مشغول بوده‌اید را از نرم افزار گزارش (ریپورت ) بگیرید. (تصویر وسط پایین)

یا اینکه از گزارش گیری هفتگی استفاده کنید. در این نوع گزارش، با یک نمودار دایره‌ای، میزان دقایق و همینطور درصد وقت اختصاص داده شده برای هر فعالیت، مشخص است که می‌تواند دید خوبی از هفته‌ای که گذشته به شما بدهد. (تصویر چپ پایین)

همچنین می‌توانید برای خود اهدافی را در نظر بگیرید. برای مثال فرض کنید می‌خواهید روزی دو ساعت کتاب بخوانید. چهار مورد را به نرم افزار می‌گویید: نوع کار (مثلا کتاب خواندن). مدت زمان هدف (مثلا دو ساعت). زمانی که باید در آن به هدف برسید (مثلا روزانه یا هفتگی). و اینکه این هدف از نوع reach است یا limit – یعنی رسیدن به آن برای شما هدف است (مثل کتابخوانی) یا نرسیدن به آن زمان (مثل زمان‌هایی که در مقابل دستگاه مخرب تلویزیون می‌نشینیم). (تصویر راست بالا)

(برای دیدن عکس بزرگ‌تر می‌توانید روی آن کلیک کنید)

این نرم افزار را در اولین فرصت می‌توان نصب کرد اما عادت به آن ممکن است چند هفته طول بکشد. پس کمی باید به خودتان فرصت بدهید تا در استفاده از آن حرفه‌ای شوید.

اما نکاتی که به نظرم می‌رسد:

1 میزان وقت صرف شده برای چه فعالیت‌هایی را بسنجم؟

من در مراحل اول، وقتی به نتیجه رسیدم که مثلا من به ندرت به سینما یا باشکاه می‌روم، متوجه شدم باید تغییری در لیست کارهای پیش فرض نرم افزار بدهم.

اما سوالی که پیش می‌آید این است که آیا باید «تمام فعالیت» ها را به نرم افزار وارد کرد؟ طبیعتا نه.

و سوال مهم‌تر اینکه : چه کارهایی را باید در نرم افزار ثبت کنم؟

این مرحله بستگی کاملی به هدف شما دارد. برای من، فعالیت‌های مهمی که آنها را توسط نرم افزار می‌سنجم، زمان‌های صرف شده برای مطالعه‌ی کتاب و متمم و یادگیری زبان انگلیسی و … (همگی بصورت جدا) و کارهای مرتبط با شغل‌هایم (آنها هم بصورت جدا)، ساعت خواب و … هست.

هر چند می‌شود تمام کارهای کتاب‌خوانی و متمم‌خوانی و یادگیری زبان را در زیر گروه “توسعه‌ی شخصی” طبقه بندی کرد، اما جدا بودن این‌ها سنجش میزان هر فعالیت را به طور مستقل فراهم می‌کند که می‌تواند برای دیدن روند کم و زیاد شدن هر فعالیت مفید باشد.

2 تلاش برای کاهش ایده‌آل گرایی با در نظر گرفتن حاشیه خطا

یکی دیگر از نکاتی که اخیرا به آن پی بردم، تعریف حاشیه خطا برای ثبت وقایع بوده.

در اوایل کار با نرم افزار، زمان قابل توجهی از زمان روزانه صرف کار با خود نرم افزار می‌شد – که نقض غرض بود: نرم افزاری که برای مدیریت زمان آمده نباید خودش خیلی زمان ما را بگیرد!

بعد به این نتیجه رسیدم که زمان‌های کمتر از 10 دقیقه را در محاسبات خودم لحاظ نکنم – و از این راه کار با نرم افزار را به نحو قابل توجهی کاهش دادم – و دقت را هم در حد قابل قبولی حفظ کردم.

مثلا فرض کنید حین مطالعه گوشی من زنگ بخورد یا کسی صدایم کند و من احساس کنم این کار از من سه تا پنج دقیقه وقت می‌گیرد. در این صورت تایمر را استوپ نمی‌کنم یا تایمر دیگر را استارت نمی‌کنم. درواقع اصلا به تایمر کاری ندارم. کاری که بصورت ضروری پیش آمده را انجام می‌دهم و بعد از اتمام آن به سر کار قبلی -که مطالعه بود- برمی‌گردم.

از طرفی، اگر کاری را هم در زمان خودش اندازه‌گیری نکرده باشم و ساعت شروع و پایان آن را حدودی یادم باشد، باز هم خیلی به ذهنم فشار نمی‌آورم  (چون معمولا فشار آوردن زیادی به مغز هم -لاقل در این مواقع- لزوما به نتیجه‌ی بهتر منجر نمی‌شود!) و باز هم سعی می‌کنم با همین حاشیه‌ خطای منطقی، زمان را (بصورت دستی) در نرم افزار ثبت کنم.

اگر عمری باشد، در قسمت‌های بعدی باز هم درباره ثبت فعالیت ها و معرفی نرم افزارهایی برای کمک به آن خواهم نوشت.

پی‌نوشت1. وبسایت نرم افزار aTimeLogger

پی‌نوشت2. دوست خوبم امین هم در وبلاگ قبلی اش نکات خوبی را درباره تجربه‌اش در استفاده از این اپ آورده که می‌توانید در اینجا ببینید.