تجربه‌ی من در مدیریت زمان (4) : ثبت فعالیت ها در اکسل

پیش‌نوشت. (آنچه گذشت!)

چند وقت پیش بود که احساس کردم گفتگو درمورد تجربه های شخصی با موضوع مدیریت زمان می‌تواند به بهتر فکر کردن و ایده‌های خوبی منجر شود و در چند قسمت، مطالبی را در این باره نوشتم.

در قسمت اول سری نوشته هایم با موضوع مدیریت زمان، به پیش زمینه‌های حرف زدن درباره مدیریت زمان پرداختم و گفتم که اگر هدف مشخص نداشته باشیم (یا اهدافِ خیلی زیاد یا گنگ و نامشخص و بدون اولویت بندی داشته باشیم)، اساسا دغدغه‌ای با نام مدیریت زمان و استفاده بهینه از زمان چندان معنا پیدا نمی‌کند. در واقع، سوال اول و پیش زمینه ی بحث این است که می‌خواهیم با وقتی که از مدیریت بهتر زمان بدست می‌آوریم، به کجا برویم (+).

در قسمت دوم، به معرفی هسته اصلی ثبت زمان های روزانه ام پرداختم: نرم افزار aTimeLogger. همچنین درباره قابلیت ها و نکاتی که در استفاده از آن باید به آنها دقت کنیم، نکاتی را نوشتم (+).

در قسمت سوم، گفتم که ترک عادات بد و اعتیاد به عادات خوب، به خوبی با استفاده از اپلیکیشن aTimeLogger قابل مدیریت هست. همچنین مثالی از استفاده ی مناسب از این نرم افزار نوشتم و به چالش نسبتا مهم استفاده از این نرم افزار اشاره کردم (اینکه گاهی حال و حوصله نداریم تا فعالیت ها را وارد نرم افزار کنیم) و همچنین چند ایده برای غلبه بر این مشکل پیشنهاد کردم (+).

در این قسمت قصد دارم درباره مرحله‌ی بعد مدیریت زمان در تجربه‌ی شخصی خودم بنویسم.

به عبارتی؛ حالا که مقدار زمان‌های هر فعالیت را دارم، چه کنم؟

اصل نوشته:

در قسمت‌های قبل، تا اینجا رسیدیم که یکی از ایده‌ها برای مدیریت زمانهای روزانه‌ این است که فعالیت‌هایی را که می‌خواهیم از نظر زمانی کنترل کنیم، در اپلیکیشن aTimeLogger تعریف کرده و حین آن فعالیت‌ یا بعد از انجام، آن‌ها را در نرم افزار ثبت کنیم. نرم افزار هم در ازای این اطلاعات، به ما می‌گوید که در هر روز یا هفته یا ماه، مجموعا چه میزان وقت را برای هر کدام از فعالیت های ثبت شده اختصاص داده‌ایم.

اما سوال بعدی اینجاست که برای استفاده از این اطلاعات چه باید بکنیم؟

فکر می‌کنم برای دو سه هفته‌ی اول، شاید بتوان با نگاه کردن به اعداد، تا حدودی روند تغییر را متوجه شد. اما با بیشتر شدن حجم اطلاعات، احتمالا باید راه بهتری را برای ردگیری اطلاعات و روندها پیدا کنیم.

روشی که من امتحان کرده – و راضی هم هستم – ، ثبت این اطلاعات در نرم افزار اکسل هست. بدین صورت که در ابتدای هر هفته، زمان‌هایی را که هفته‌ی گذشته در اپلیکیشن ثبت کرده‌ام، در جدولی شبیه جدول زیر وارد می‌کنم (در اینجا، بخشی از جدول را آورده‌ام) :

حالا با دیدن اطلاعات مرتب شده در جدول، کمی بهتر می‌توان هم هفته‌های مختلف را با هم مقایسه کرد و هم روندها را (طی هفته‌های متوالی) مشاهده و تحلیل نمود.

اما اگر بخواهیم کاملا روندها را ببینیم، پیشنهاد من، استفاده از نموداری است که با استفاده از اطلاعات جدول و طبق داده‌های وارد شده در جدول، رسم شده باشد (رسم نمودار در اکسل براحتی قابل انجام است. اگر تابحال این کار را نکر‌ده‌اید، با سرچ عبارت‌هایی مثل “رسم نمودار در اکسل” می‌توانید به انبوهی از آموزش‌هایی که در این زمینه وجود دارد، دسترسی پیدا کنید).

در جمله‌ی بالا، به عمد از هر دو واژه‌ی “اطلاعات” و “داده‌ها” استفاده کردم. همانطور که می‌دانید، اطلاعات، داده‌هایی است که روی آنها پردازشی انجام شده باشد.

به عبارت بهتر، عددهایی که ما از روی اپلیکیشن وارد اکسل می‌کنیم، حکم “داده” را دارند و وقتی روی این داده‌ها پردازش انجام می‌دهیم، به “اطلاعاتی” می‌رسیم که تحلیل و فهم آنها بهتر، راحت‌تر و مفید‌تر هست ( منظور از “پردازش” هم، هر تغییر – ولو حداقلی – برای بدست آوردن یک شاخص یا پارامتر جدید هست. مثل جمع زدن داده‌های مربوط به توسعه فردی و ایجاد یک شاخص به این نام.)

نمودار زیر، مربوط به بخشی از اطلاعات زمان‌های من در سال 95 هست:

همانطور که می‌بینید، حالا بررسی روند هر شاخص، بسیار راحت تر شده است.

مثلا فرض کنید من برنامه‌ و هدفی برای توسعه‌ی شخصی خود دارم و دوست دارم میزان ساعات صرف شده‌ در این زمینه را مدام رصد و از کاهش آن جلوگیری – و یا برای افزایش آن، برنامه‌ریزی – کنم.

شاخصی به نام Personal Development تعریف می‌کنم (در نمودار می‌توانید آن را با رنگ بنفش ببینید) و حالا می‌توانم تغییر آن شاخص را با توجه به تغییر بقیه شاخص‌ها، با دید بهتری تحلیل کنم (نمودار از چپ به راست است).

دوباره یاد جمله‌ای می‌افتم که می‌گوید: وقتی چیزی را اندازه نگیری، نمی‌توانی آن را بهبود ببخشی.